در همه روش‌های واردات قطعی، انجام ثبت سفارش کالا الزامی است.
واحدهای تجاری، تولیدی برای واردات کالا ابتدا باید Proforma را از فروشنده اخذ و بعد از ثبت سفارش به بیمه و بانک مراجعه نمایند. چنانچه روش پرداخت آنها نقدی (غیربانکی) باشد، نیاز به مراجعه به بانک نیست. بعد از ورود کالا به کشور به گمرک مراجعه می‌نمایند.
چنانچه کالا وارد گمرک شود بعد از آن واردکنندگان ثبت سفارش نمایند با ریسک افزایش حقوق ورودی و تغییر شرایط ورود (ممنوع یا غیرمجاز شدن کالا) روبه رو خواهند شد. به منظور تسریع در ثبت سفارش، سیستم الکترونیکی ثبت سفارش جهت مکانیزه نمودن فرآیندهای مختلف سیستم اعم از ثبت نام و ثبت سفارش از طریق نشانی www.sabtaresh.tpo.ir در دسترس می‌باشد. کلیه اشخاص (دارندگان کارت بازرگانی حقیقی و حقوقی) بدون هیچ محدودیتی از این طریق می‌توانند عضو سایت شوند.